Programassistent/Assisterende Projektleder

Til dig, der brænder for at bruge dit gode overblik og dine solide administrative kompetencer i et inspirerende fagligt miljø, omgivet af engagerede kolleger, tilbyder vi en unik mulighed for at blive en del af Campus Byggeris arbejde med at udvikle, drifte og vedligeholde bygninger og tekniske anlæg på Københavns Universitet; et af Europas bedste forskning- og undervisningsuniversiteter.

At bygge eller bygge om til højt specialiseret forskning og undervisning er i sig selv en både spændende og mangeartet udfordring, som stiller store krav til håndteringen både på projektniveau og i baglandet – herunder mange administrative, koordinerende og praktiske opgaver. Derfor søger vi både programassistenter og assisterende projektledere til Campus Byggeri.

Særlige kompetencer til begge funktioner

Til begge funktioner (programassistent og assisterende projektleder) lægger vi særligt vægt på:

• En udtalt nysgerrighed, gå-på-mod og lyst til at udvikle dine personlige og faglige kompetencer.
• Et godt overblik og evne til at navigere med mange, forskelligartede opgaver – store som små.
• Et stort ejerskab til de opgaver, du påtager dig – meget gerne suppleret en positiv og imødekommende proaktivitet.

Programassistenter

Til vores programgrupper, der arbejder med de store og komplekse byggeprojekter på Københavns Universitet, søger vi programassistenter.

Du bliver en integreret del af én eller flere programgrupper, hvor I tilsammen håndterer de projekter og opgaver Københavns Universitet varetager i forbindelse med byggesagerne.

Dit ansvarsområde vil være at understøtte programlederen og de tilknyttede projektledere med en bred vifte af administrative og praktiske opgaver.

Eksempler på arbejdsopgaver:

• Praktiske opgaver i forbindelse med daglig drift af projektkontorer.
• Mundtlig og skriftlig kommunikation med projekternes interne og eksterne interessenter.
• Mødeplanlægning, -bookning og klargøring til møder herunder koordinerende og praktiske opgaver med møder.
• Udarbejde mødemateriale, referatskrivning, mødeopfølgning mm.
• Arkivere/journalisere projektdokumentation og andet relevant materiale.
• Følge op på og ajourføre forskellige oversigter.
• Koordinere deltagelse i f.eks. sikkerhedsintrokurser og følge deltagere frem og tilbage i områder, hvor de ikke må færdes på egen hånd.
• Gæstehåndtering. Kontakt mellem gæster, KU og bygherre ved fremvisninger på projekterne mm.
• Koordinering og praktisk hjælp ifm. onboarding af nye medarbejdere.
• Øvrige ad hoc-opgaver.

Vi forestiller os, at du har følgende med i rygsækken:

• En administrativ uddannelse – og/eller en erfaringsmæssig baggrund – der samlet set understøtter funktionen som programassistent i en stor offentlig organisation.
• Erfaring med sekretærarbejde, meget gerne gennem længere tid.
• Erfaringer med skriftlig og mundtlig kommunikation, gerne på tværs af faggrupper – også gerne på engelsk.
• Gerne erfaring fra administrativt arbejde i det offentlige.

Assisterende programledere

Til at bistå projektlederne på nogle af vores store og komplekse byggeprojekter, og til betjening af ledergruppen i Campus Byggeri, søger vi én eller flere assisterende projektledere.

Dit primære ansvarsområde vil være at assistere én eller flere projektledere på projekterne og/eller ledergruppen i Campus Byggeri med både projekt- og ledelsesunderstøttende funktioner.

Eksempler på opgaver

• Ledelsesbetjening, herunder f.eks. udarbejdelse af og kvalitetssikring af indstillinger, rapporter, notater og andet relevant materiale.
• Udarbejde og vedligeholde projektmateriale jf. KU’s projektmodel.
• Udarbejde og/eller kvalitetssikre præsentationsmateriale.
• Udarbejde mødemateriale, referatskrivning, mødeopfølgning mm.
• Mundtlig og skriftlig kommunikation med interne og eksterne interessenter – både i forbindelse med projekterne og ledelsens arbejde.
• Varetage projekt- og procesdokumentation, journalisering mm.
• Planlægning og gennemførsel af f.eks. stormøder, arrangementer mm.
• Ansvar for daglig drift af projektkontor mm.
• Gæstehåndtering, fremvisninger og lignende aktiviteter.
• Mødeplanlægning og administrative opgaver for Campus Byggeris ledelse.

Vi forestiller os, at du har følgende med i rygsækken

• En akademisk uddannelse – og/eller en erfaringsmæssig baggrund – der samlet set understøtter funktionen som assisterende projektleder i en stor offentlig organisation.
• Praktisk erfaring med tværfagligt projektarbejde f.eks. som delprojektleder, projektassistent, projektdeltager eller tilsvarende funktioner.
• Solide erfaringer med forskellige typer af skriftlig og mundtlig kommunikation – på tværs af organisation og faggrupper.
• Erfaring med support til ledelse/projektledelse – og/eller med administrativt arbejde i større organisationer.

I ansøgningen bedes angivet om du er mest interesseret i den ene, den anden eller begge funktioner (programassistent og assisterende projektleder).

Om os

Københavns Universitet har til huse på en række campusområder i København og enkelte lokationer uden for byen – i en meget forskelligartet bygningsmasse som tilsammen udgør ca. 1 mio. m2., og som med både gamle og nye bygninger er med til at øge kompleksiteten i projekterne.

I Campus Service har vi ansvaret for at udvikle, drifte og vedligeholde universitetets bygninger og tekniske anlæg. Campus Service varetager altid brugernes og driftens interesser – nogle gange som bygherre og andre gang i samarbejde med statens bygherrer.

De kommende år kommer bæredygtighed til at være et væsentligt parameter, der kommer til at forme udviklingen af Københavns Universitet fremover – herunder også i byggeprojekterne.

Københavns Universitet er fremfor alt en stor og levende organisation med mange engagerede kollegaer, forskere og studerende.

Løn og-ansættelsesvilkår

Indplacering vil ske i henhold til gældende overenskomster mellem Skatteministeriet og Akademikere i staten, med indplacering som fuldmægtig eller specialkonsulent.

Eller Offentlige Ansattes Organisationer – Det statslige område (OAO-S-fællesoverenskomsten) og efter organisationsaftale for HK/STAT, med indplacering på basistrin 3.1 – 3.3, alt efter kvalifikationer og opgaver i stillingen.

Eller anden relevant overenskomst. Der vil være mulighed for forhandling af tillæg efter kvalifikationer.

Arbejdstiden vil være 37 timer om ugen.

Stillingerne er organisatorisk forankret i Campus Service (CAS) på Københavns Universitet (KU) i afdelingen Campus Byggeri (CB). Dit arbejdssted vil formelt være i Fiolstræde 1, 1171 København K. I praksis vil du tilbringe en del af din arbejdstid på stederne for projekternes udførelse.

Ansøgning, CV og relevant dokumentation uploades via www.jobportal.ku.dk

Ansøgningsfristen er den 1. juni 2023

Samtaler afholdes løbende.

Tiltrædelse snarest muligt.

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte gruppeleder Sidse Marie Brandt på tlf. 20 26 51 46.

Vi ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle kvalificerede uanset personlig baggrund til at søge stillingen.